IXCE | Conservazione sostitutiva

Lo scopo di Able Tech è realizzare e gestire un sistema di conservazione che offra ai propri clienti tutti i vantaggi resi dall’utilizzo di un impianto tecnologico moderno: sia per la Pubblica Amministrazione che per i clienti privati.

Nell’ambito della Pubblica Amministrazione è d’obbligo prestare attenzione alla necessità di una conservazione al lungo termine (in molti casi è necessario conservare i documenti amministrativi informatici per periodi superiori ai 20 anni o addirittura a tempo illimitato);

In ambito privato tipicamente i tempi di conservazione sono più brevi (spesso 10 anni o meno), mentre è essenziale che il servizio di conservazione a norma si integri coi sistemi aziendali per una sinergia virtuosa, volta a portare benefici all’intero ciclo di gestione documentale in termini di pianificazione e semplificazione. Ad esempio: verifica della consecutività numerica dei documenti conservati o conservazione collegata al servizio di intermediazione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio.

Al fine di attutare questi obiettivi, Able Tech si adopera per offrire un sistema di conservazione di elevata sicurezza e qualità non perdendo di vista le evoluzioni in ambito tecnologico:

• contrastando l’obsolescenza dei formati;
• permettendo l’accesso, l’integrità e la leggibilità delle informazioni nel breve e lungo periodo;
• monitorando gli aggiornamenti in ambito normativo in modo da mantenere sempre allineato il sistema con la normativa vigente in materia di conservazione e con lo stato dell’arte delle tecnologie informatiche.

Inoltre, al fine di garantire il patrimonio documentale dei clienti in caso di cessazione delle attività di conservazione o modifica della propria missione aziendale, Able Tech si impegna a dare tempestiva comunicazione tramite i canali contrattualizzati a tutti i propri clienti del servizio IX-CE indicando una o più opzioni tra cui il cliente potrà scegliere per continuare la conservazione digitale dei documenti. Questo è possibile sapendo che i Pacchetti di Archiviazione che compongono l’Archivio di Conservazione sono realizzati secondo il principio di interoperabilità e secondo gli standard definiti dalla normativa in vigore (in particolare il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici di Dicembre 2021 e le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID del 09 Settembre2020 e successivi aggiornamenti).

Per Able Tech è di primaria importanza poter offrire dei servizi ai propri clienti, sia privati che pubbliche amministrazioni, secondo il principio di trasparenza.

Per garantire tale principio, Able Tech è impegnata in una serie di iniziative volte al costante monitoraggio e certificazione delle proprie attività:

Certificazione dei propri processi attraverso il mantenimento delle seguenti certificazioni:

• ISO/IEC 27001:2013 “Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni”;
• ISO 9001:2015 “Sistema di gestione per la qualità”.

Audit periodici eseguiti sia da personale competente interno alla Società sia da enti di certificazione accreditati da ACCREDIA;

Assessment e riesami periodici, a seguito di cambiamenti normativi e/o tecnologici;

Messa a disposizione del Cliente, all’interno del portale del servizio, del manuale della conservazione del servizio IX-CE;

Definizione di clausole contrattuali il più possibile chiare, in modo che per il Cliente siano di facile lettura ed interpretazione.

Informazioni ai Clienti circa il servizio offerto e le novità normative sia Attivamente (tramite Newsletter informative e pubblicazioni sul sito web aziendale) che rimanendo a disposizione dei Clienti (tramite il Servizio clienti via telefono, portale dedicato, email e chat).