Conservazione sostitutiva a norma di legge: cos’è?

La conservazione sostitutiva a norma è l’insieme delle procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare il valore probatorio ai documenti informatici, nel tempo.

Con documento informatico si intende sia un documento nativo digitale (PDF, XML, TIFF etc.), per cui la conservazione in modalità digitale è obbligatoria, sia un documento cartaceo reso digitali tramite processo di acquisizione informatica (scanner, foto etc.).

La conservazione documentale prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per garantire il suo effettivo valore: l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.

Vantaggi e benefici della conservazione elettronica

MAGGIORE EFFICIENZA

  • Portabilità archivio
  • Semplificazioni e eliminazione vincoli durante le fasi di esibizione al pubblico ufficiale
  • Reperimento immediato di documenti e informazioni

RIDUZIONE TEMPI, RISORSE

  • Costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi
  • Spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
  • Risorse dedicate alla gestione e alle attività
    relative ai documenti

COMPLIANCE NORMATIVA

  • La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale
  • Tassello fondamentale per la dematerializzazione
  • Nessun documento cartaceo prodotto in nessuna fase del suo ciclo di vita

IX-CE: Il servizio di conservazione sostitutiva completo e sicuro

IX-CE è il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing di ARXivar che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma:

  • I documenti digitali o scansiti vengono inviati al servizio web tramite integrazione con ERP (API/Web services o ARXivar).
  • Il servizio può apporre la firma remota automatica sui documenti per conto del Cliente.
  • In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti via web

Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 e accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione.

Brochure

Lo scopo di Able Tech è realizzare e gestire un sistema di conservazione che offra ai propri clienti tutti i vantaggi resi dall’utilizzo di un impianto tecnologico moderno: sia per la Pubblica Amministrazione che per i clienti privati.

Nell’ambito della Pubblica Amministrazione è d’obbligo prestare attenzione alla necessità di una conservazione a lungo termine (in molti casi è necessario conservare i documenti amministrativi informatici per periodi superiori ai 20 anni o addirittura a tempo illimitato);
In ambito privato tipicamente i tempi di conservazione sono più brevi (spesso 10 anni o meno), mentre è essenziale che il servizio di conservazione a norma si integri coi sistemi aziendali per una sinergia virtuosa, volta a portare benefici all’intero ciclo di gestione documentale in termini di pianificazione e semplificazione. Ad esempio: verifica della consecutività numerica dei documenti conservati o conservazione collegata al servizio di intermediazione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio.

Al fine di attutare questi obiettivi, Able Tech si adopera per offrire un sistema di conservazione di elevata sicurezza e qualità non perdendo di vista le evoluzioni in ambito tecnologico:

contrastando l’obsolescenza dei formati;
permettendo l’accesso, l’integrità e la leggibilità delle informazioni nel breve e lungo periodo;
monitorando gli aggiornamenti in ambito normativo in modo da mantenere sempre allineato il sistema con la normativa vigente in materia di conservazione e con lo stato dell’arte delle tecnologie informatiche.

Inoltre, al fine di garantire il patrimonio documentale dei Clienti, in caso di cessazione delle attività di conservazione o modifica della propria missione aziendale Able Tech si impegna a darne tempestiva comunicazione tramite i canali contrattualizzati a tutti i propri clienti del servizio IX-CE indicando una o più opzioni tra cui il cliente potrà scegliere per continuare la conservazione digitale dei propri documenti. Questo è possibile sapendo che i Pacchetti di Archiviazione che compongono l’Archivio di Conservazione sono realizzati secondo il principio di interoperabilità e secondo gli standard definiti dalla normativa in vigore (in particolare il DPCM 3 Dicembre 2013 in materia di conservazione e le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID del 09 Settembre2020 e successivi aggiornamenti).

Per Able Tech è di primaria importanza poter offrire dei servizi ai propri clienti, sia privati che pubbliche amministrazioni, secondo il principio di trasparenza.
Per garantire tale principio, Able Tech è impegnata in una serie di iniziative volte al costante monitoraggio e certificazione delle proprie attività:

Certificazione dei propri processi attraverso il mantenimento delle seguenti certificazioni:
ISO/IEC 27001:2013 “Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni”;
ISO 9001:2015 “Sistema di gestione per la qualità”.
Audit periodici eseguiti sia da personale competente interno alla Società sia da enti di certificazione accreditati da ACCREDIA;
Assessment e riesami periodici, a seguito di cambiamenti normativi e/o tecnologici;
Pubblicazione del manuale della conservazione sul sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale;
Definizione di clausole contrattuali il più possibile chiare, in modo che per il Cliente siano di facile lettura ed interpretazione.
Informazioni ai Clienti circa il servizio offerto e le novità normative sia Attivamente (tramite Newsletter informative e pubblicazioni sul sito web aziendale) che rimanendo a disposizione dei Clienti (tramite il Servizio clienti via telefono, portale dedicato, email e chat).

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