ARXivar: il software di gestione documentale e dei processi

La soluzione ARXivar Next Portal è modulare e personalizzabile pertanto è adatta alle esigenze di aziende di qualsiasi dimensione e settore.

La piattaforma offre un alto grado di personalizzazione, consentendoti di adattare l’interfaccia utente, i flussi di lavoro e le regole di business alle specifiche esigenze aziendali. L’azienda può scegliere solo le funzionalità di cui ha bisogno, evitando di pagare per moduli inutilizzati.

Grazie al modellatore grafico di workflow (workflow designer) è possibile disegnare i flussi di lavoro in modalità drag & drop tramite un’interfaccia semplicissima che non richiede competenze di programmazione i processi e renderli funzionanti in breve tempo.

Archiviazione e gestione documentale

• Centralizzazione: Consente di unificare in un’unica piattaforma tutti i documenti aziendali, indipendentemente dal formato (PDF, Word, Excel, immagini, ecc.) o dalla provenienza (scansioni, email, sistemi informativi).
• Organizzazione: Offre strumenti avanzati per organizzare i documenti in modo logico e intuitivo, attraverso l’utilizzo di metadati, classificazioni, fascicoli e pratiche.
• Ricerca: Permette di ritrovare rapidamente qualsiasi documento grazie a potenti funzionalità di ricerca full-text e filtri avanzati.
• Gestione delle revisioni: Tieni traccia di tutte le versioni di un documento, consentendo di recuperare facilmente versioni precedenti se necessario.
• Conservazione elettronica a norma

Gestione dei processi aziendali

• Workflow: Definisce e automatizza i flussi di lavoro, assegnando le attività ai responsabili e monitorando lo stato di avanzamento dei processi.
• Approvazioni: Gestisce le procedure di approvazione dei documenti, garantendo la conformità alle policy aziendali.
• Notifiche: Invia notifiche automatiche agli utenti coinvolti nei processi, ricordando loro le azioni da compiere.

Conservazione a norma

• Conformità: Assicura la conformità ai requisiti legali in materia di conservazione digitale, garantendo la validità legale dei documenti nel tempo.

Integrazione con altri sistemi

• Connettività: Si integra facilmente con altri sistemi informativi aziendali (ERP, CRM, ecc.), consentendo lo scambio di dati e l’automatizzazione di processi complessi.
• API: Mette a disposizione un’API per lo sviluppo di integrazioni personalizzate.

• Centralizzazione dei documenti poichè tutti i documenti vengono archiviati in un unico luogo digitale, eliminando la necessità di cercare in cartelle sparse o archivi cartacei.
• Ricerca facilitata grazie a potenti strumenti di ricerca con i quali è possibile trovare rapidamente qualsiasi documento, indipendentemente dal formato o dal luogo di origine.
• Sicurezza delle informazioni che possono essere condivise in modo sicuro con i collaboratori autorizzati, migliorando la collaborazione e la comunicazione.
• Automazione dei processi perchè molte attività ripetitive, come l’approvazione dei documenti o la gestione dei flussi di lavoro, possono essere automatizzate, liberando il personale da compiti manuali e ripetitivi.

Altri vantaggi:

• Risparmio di spazio: Eliminando la necessità di archiviare fisicamente i documenti, si risparmia spazio negli uffici.
• Riduzione dei costi: L’automazione dei processi e la riduzione degli errori contribuiscono a ridurre i costi operativi.
• Miglioramento della competitività aziendale: Un’organizzazione efficiente e ben gestita trasmette un’immagine positiva dell’azienda ai clienti e ai partner.

Le aziende approcciano la gestione digitale dei processi aziendali in un’ottica di ottimizzazione delle risorse e miglioramento delle performance.

I processi possono essere digitalizzati da un singolo reparto o da una business unit, per poi coinvolgere sempre più aree aziendali con processi che coinvolgono anche utenti che non sono all’interno dell’azienda, ad esempio i fornitori.

 Nuovi flussi operativi possono essere implementati senza alcun vincolo.